La gestión documental tiene como fin la planeación, organización, valoración y conservación de los documentos / archivos físicos con base en lo estipulado en Ley 594 del 2000 del AGN, ayudando a las empresas a mejorar su productividad y fácil acceso a la información.
Una manera de lograr la conservación de los documentos es por medio de la digitalización, debido a que preserva la documentación física en formato digital y con esto, se crean copias de seguridad en caso que el archivo original se deteriore o se elimine, de esta forma, el riesgo en la pérdida de documentos e información se elimina al 99.99%.
Finalmente, es importante que las empresas cuenten con una plataforma web de gestión de archivos para que los usuarios pueden realizar búsquedas más precisas de la información y encontrar los datos requeridos. Es de resaltar que con este tipo de plataformas, se puede acceder al archivo digital almacenado desde cualquier lugar con conexión a internet a través de dispositivos móviles o computadores portátiles y los respectivos permisos para administrar la información.
